Komunikacja zewnętrzna

Proces komunikacji zewnętrznej to wymiana informacji pomiędzy tym podmiotem a jego otoczeniem, zarówno bliższym jak i dalszym. System komunikacji zewnętrznej to zespół składników, które mają zapewnić podmiotowi sprawną wymianę tych informacji oraz kształtowanie właściwego wizerunku podmiotu w otoczeniu.

Cele komunikacji zewnętrznej to między innymi:

-        przekonanie kontrahentów do współpracy na warunkach podmiotu,

-        zainteresowanie nabywców produktem,

-        stworzenie odpowiedniego wizerunku podmiotu,

-        zapewnienie sobie właściwych relacji z przedstawicielami władz,

-        zdobycie zainteresowania inwestorów,

-        poinformowanie o rekrutacji potencjalnych pracowników.

Oczywiście celów formułowania komunikatu może być nieskończenie wiele, powyższe to cele formułowane najczęściej.

Powyższe cele zwykle łączą w sobie dwa zadania, podobne do zadań komunikacji wewnętrznej:

-        przekazania „suchych danych” – faktów i informacji

-        ukształtowanie emocjonalnego nastawienia odbiorcy (przedstawiciela otoczenia zewnętrznego) do nadawcy (organizacji)

Podstawowym elementem komunikacji zewnętrznej są badania otoczenia zewnętrznego. Podmiot uzyskuje dzięki nim informacje o warunkach, w jakich działa.  Badania otoczenia pozwalają na analizę sektora i poznanie konkurentów, poznanie docelowego kręgu odbiorców podmiotu, postaw odbiorców i dostawców w stosunku do organizacji, zdobycie niezbędnych danych dotyczących wszystkich sfer makrootoczenia.  Dopiero na podstawie  wniosków wyciągniętych z analizy powyższych danych możliwe jest formułowanie komunikatów wychodzących od podmiotu na zewnątrz.

W zależności od celu, komunikacja z otoczenie najczęściej przybiera formę:

-        negocjacji (proces dochodzenia dwóch podmiotów do jednego stanowiska umożliwiającego współdziałanie)

-        promocji (działanie, dzięki któremu podmiot przekazuje odbiorcy nieobiektywny, sformułowany przez siebie komunikat, często o charakterze handlowym lub związany z kreowaniem wizerunku marki)

-        oficjalnego komunikatu informacyjnego (np. o przetargu, akcji rekrutacyjnej, prospektu emisyjnego itp.)

-        nieformalnej rozmowy

-        imprezy specjalnej (event – krótkotrwałe przedsięwzięcie organizowane w celu osiągnięcia efektu promocyjnego)

-        lobbingu (Intensywne działania komunikacyjne, których odbiorcą są osoby o szczególnym znaczeniu dla firmy, jednak nie klienci. Celem działanie jest uzyskanie określonej decyzji podjętych przez owe osoby, ew. opinii pozwalających ustalać prawdopodobieństwo przyszłych decyzji)

-        nawiązania kontaktów z mass-mediami (konferencja prasowa, press release itp.)

-        działań identyfikujących podmiot wizualnie (corporate identity – zespół statycznych elementów identyfikujących podmiot, np. logo, strój firmowy, wraz z zasadami wykorzystania tych elementów)

-        akcji dobroczynnej

W potocznym rozumieniu komunikacja zewnętrzna traktowana jest jako proces przebiegający od organizacji (nadawcy) do otoczenia (odbiorców). Tymczasem komunikacja powinna się zaczynać od procesu odwrotnego – zbierania przez podmiot informacji z otoczenia.

Komunikacja zewnętrzna pozostaje zawsze pod dużym wpływem komunikacji wewnętrznej. To, w jaki sposób przekazuje na zewnątrz informacje reprezentant podmiotu, zależy zawsze od tego, jakimi danymi on dysponuje – a to wynika ze skuteczności i sprawności komunikacji wewnętrznej. Podobnie jest z drugim celem porozumiewania się: kształtowaniem emocjonalnego nastawienia odbiorcy. Właściwą postawę u odbiorców zewnętrznych może budować tylko ten, kto sam ją ma. A to w dużym stopniu zależy od komunikacji wewnętrznej i kultury organizacyjnej.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>